Prozessablauf von Swiss-QR-Rechnungen in Corporate: Aufwändig
Der Aufwand für uns Treasurer mit den Schweizer Lieferanten – QR-Rechnung ist enorm. Hat man dies bei der Planung bedacht / berücksichtigt?
Bis anhin wurden Lieferanten-Rechnungen über viele Jahre hinweg meistens mit dem Orangen Zahlschein ausgestattet. Diese Daten (Stammdaten) können im ERP wie SAP, D365, Abacus und Oracle bei der Rechnungserfassung hinterlegt werden.
Mit dem Wechsel nach QR-IBAN-Zahlschein ergibt sich eine neue Verbindung zur Bank, die folgende Prozessschritte einbindet:
- Erhalt der Lieferanten – Rechnung an die Kreditoren Buchhaltung
- Wenn die Rechnung neu mit den QR-IBAN oder QR-Rechnung ausgestattet ist, erfolgt die
- Prüfung der Rechnung durch die Kreditoren Buchhaltung (Acct.Payabels)
- Wenn QR – Weitergabe der Rechnung an die Abteilung Masterdata erfolgt ist, passiert das
- Anpassen der Stammdaten im Vier-Augen-Prinzip
- Auftretende Unsicherheiten bedingen der Nachfrage im Treasury und die Prüfung der Bankbeziehung.
Der Prozess bis zur Zahlung kann bis zu 3 Tage verzögert werden. Diese erhöhten Vorkehrungen zur Anpassung von Stammdaten wurden stufenweise in den letzten Jahren aufgrund von vielen CEO/CFO Fraud eingeführt. Die Planung des QR-IBAN war aber bei den Gremien/Instituten schon weit fortgeschritten.
In der Schweiz sind ein Jahr nach der Lancierung des QR-IBAN zum 01.07.2020 und knapp ein Jahr vor Ablaufdatum des ESR-Zahlscheines am 30.09.2022 aktuell sehr viele neue Kreditoren zu erfassen.
Mit der QR-IBAN Einführung erstellten wir für Sie eine Publikation auf tomato.ch