Tipps für einen erfolgreichen Beratereinsatz

Planungsphase
Ausführungsphase
Follow-up

Der Prozess von Herstellen einer Bedarfsanalyse, zum Engagieren eines externen Projektleiters, der Implementation und dem Abschliessen eines Projekts kann leicht Kopfweh bereiten. Das ist allerdings nicht notwendig. Systematisches Vorgehen ermöglicht ein klar voraussehbares Projekt und einen zufriedenstellenden und erfolgreichen Ablauf.

 

Planungsphase

Grundlegende Bedürfnisse festlegen

  • Erhöhte Genauigkeit?
  • Verkürzte Prozesszeiten?
  • Erhöhte Flexibilität?
  • Interessantere Arbeitsfunktionen?
  • Höhere Qualität?
  • Vermehrter Support an Filialen?
  • Modernere Technologie?
  • ...............


Grösste Verbesserungsmöglichkeiten festlegen, indem Sie

  1. Den Technologie IQ erhöhen
  2. Prozesse examinieren
  3. Kritische Erfolgsfaktoren evaluieren
  4. Lanzeitige Strategien reevaluieren
  5. Systembenützer, strategische Planer und Management involvieren
  6. Eine Liste von erwünschten Funktionen und Bedenken erstellen
  7. Mehrere Varianten mit Schlüsselfaktoren erstellen

Je detaillierter die Liste von erwünschten Fähigkeiten des neuen Systems und Fragen, die berücksichtigt werden müssen, desto produktiver wird die Plannungsperiode verlaufen und desto optimaler wird die Verständigung zwischen dem Auftraggeber und dem externen Projektleiter ausfallen.


Wahl des externen Projektleiters aufgrund folgender Faktoren:

  • Guter Ruf
  • Umgang mit Leuten
  • Projekt-Methodik und -Vorgehen
  • Anwendung von spezifischen technologischen Instrumentarien
  • Disaster Recovery
  • Referenzen und Beispiele von erledigten Projekten ähnlicher Art
  • Lieferfrist und Preis


Selektion des externen Mitarbeiters

  • Das Pflichtenheft jedes Kandidaten evaluieren
  • Die besten zwei oder drei Kandidaten einladen, damit verschiedene relevante Vertreter des Unternehmens das Business, die Unternehmensstruktur und spezifische Ziele erläutern können
  • Während des Besuchs sollte der Treasurer mit den potentiellen externen Beratern Preisvarianten und die Vorgehensweise besprechen

 

Ausführungsphase

  1. Den Auftraggeber des Projekts (z.B. ein Steering Committee) und das Projektteam, das verantwortlich ist, das Projekt auszuführen, involvieren

  2. Die Erwartungen der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und externen Projektleiter im Detail spezifizieren

  3. Eine primäre Customer Service Kontaktperson und ein/zwei Stellvertreter bestimmen

  4. Arbeitspläne, die spezifischen Arbeitsschritte, Meilensteine, und einen Terminkalender beinhalten, erstellen

  5. Sicherstellen, dass der externe Projektleiter seine Methodik und Prozesstaktiken dem internen Personal vermittelt.

  6. Sicherstellen, dass der externe Projektleiter das involvierte Personal coacht, damit alle voll hinter den Aenderungen stehen und Vertrauen in ihre Fähigkeiten haben, mit den neuen Instrumentarien effizient zu arbeiten

  7. Zur Verantwortung des externen Projektleiters gehören:
    - Koordinieren der Arbeiten von cross-functional Teams
    - Vereinbaren, wer für welche Arbeiten verantwortlich ist und wer Entscheidungen fällen soll
    - Sitzungsprotokolle an alle relevanten und involvierten Personen zuleiten
    - Periodisch schriftliche Zusammenfassungen des Stands von Initiativen, kommenden Arbeiten und Terminen, sowie einen Voranschlag der Prämien erstellen
    - Wöchentlich die Arbeitsstunden und Haupttätigkeiten zwecks Ueberwachen des Fortschritts und der zu erwartenden Kosten vorlegen
    - Starkes Projektteam Management und Geschick im Umgang mit Leuten zwecks Harmonie im Projektteam aufweisen.

  8. Für Aenderungen empfänglich sein:
        
    - Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind der Schlüssel zum erfolgreichen Uebergang zu einem neuen System Bedingt, dass alle Involvierten unvoreingenommen sind.
    - Aktiv am Prozess teilnehmen
    - Übermässiges Abstützen auf den externen Projektleiter in Sachen Arbeiten, die das interne Personal normalerweise ausführt, vermeiden

  9. Je nach Grösse des Geschäfts, Umfang des Projekts und Anzahl der involvierten Personen ein Uebereinkommen über erwartete Leistungen entweder
        
    - informell: verbales debriefing, tägliche updates usw., oder
    - formell: periodisch schriftliche Reporte, Präsentationen an Management

  10. Abschlussberichte müssen mindestens die folgende Punkte beinhalten:
        
    - Executive Zusammenfassung
    - Analyse des aktuellen Umfelds
    - Schlüsselergebnisse
    - Empfehlungen
    - Kosten-/Benefit Analyse
    - Nächste Schritte

 

Follow-up

  • Der externe Projektleiter sollte während einer festgesetzten Zeit bereit sein, Fragen zu beantworten und Problem zu beseitigen
  • Nach drei bis sechs Monaten sollte der externe Projektleiter die Schritte, die er in der excutiven Zusammenfassung vorschlug, mit den relevanten Personen nochmals besprechen und reevaluieren.